Pojęcie „zarządzanie czasem” jest błędne. Tak na prawdę możemy zarządzać sobą w czasie: swoimi priorytetami, energią, motywacją czy podziałem zadań. Stosowanie do tego odpowiednich narzędzi i nawyków może sprawić, że zaczniemy robić to bardziej efektywnie. Pomoże nam w tym jedna z najbardziej popularnych metod zarządzania sobą w czasie zwana ALPEN. To akronim od pięciu niemieckich słów. Oznaczają działania, o które należy zadbać, by dobrze zaplanować swój dzień. Plan dnia przy wykorzystaniu ALPEN wykonuje się zazwyczaj wieczorem. Wystarczy przeznaczyć na niego ok. 10 minut.
ZARZĄDZANIE SOBĄ W CZASIE METODĄ ALPEN
A – (Aufgaben, czyli Zadania) Zacznij od wypisania na kartce listy zadań, które chcesz wykonać nazajutrz. Jeżeli masz w planie realizację jakiegoś celu, podziel go na odpowiedniej wielkości kawałki. W różnych opracowaniach dotyczących motywacji pada zdanie: „Można zjeść słonia, ale po kawałku”. Tutaj też ono już wybrzmiało. Oznacza ono, że dobrze zaplanowany cel, nawet duży, jesteśmy w stanie zrealizować, ale stopniowo.
L – (Lange schätzen, czyli Oceń czas) Określ czas trwania każdego zadania i dopisz do każdej czynności, ile minut/godzin będzie trwało. Pamiętaj, by podczas szacowania być realistą. Kolejno zsumuj łączny czas wszystkich zadań.
P – (Pufferzeiten Einplanen, czyli Zaplanuj rezerwy) Kiedy masz już listę zadań, przejdź do planowania swojego dnia. Pamiętaj o regule 60:40. Oznacza ona, że należy zaplanować 60% swojego czasu. Np. jeśli mamy osiem godzin dziennie na pracę, powinniśmy stworzyć grafik na 5 godzin. Wtedy jest on realny do spełnienia. Resztę należy zarezerwować na nieoczekiwane i spontaniczne zadania. Jeżeli od razu zaplanujesz swój czas wg powyższej zasady, nie będziesz ryzykować frustracją wynikającą z niezrealizowanego (od początku nierealnego) planu. Wiele osób popełnia błąd, planując zbyt dużo zadań, a potem stresuje się i obwinia, co działa na nie demotywująco. Oczywiście jest też szansa, że tak duża rezerwa nie będzie w danym dniu potrzebna. Nie szkodzi, zawsze możesz wtedy zająć się zadaniami, które zostały zaplanowane na kolejny dzień.
E – (Entscheidungen treffen, czyli Wyznacz priorytety) Jak powiedział niemiecki poeta Johann Wolfgang von Goethe: „To, co najważniejsze, nie może być na łasce tego, co mniej ważne”. Jeżeli masz już listę zadań, czas nadać im priorytety. Priorytetyzacja pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach, czyli tych, od których najbardziej zależy ogólny sukces. Pamiętaj jednak, żeby planując, wziąć pod uwagę nie tylko zadania pilne, czyli te, które mają szybki termin realizacji, ale także ważne. Ważne, czyli związane z następującymi sześcioma obszarami. Nazwane zostały one „Ważną Szóstką”.
N - (Nachkontrolle, czyli Kontroluj) Kiedy zaczniesz wykonywać zaplanowane zadania, pamiętaj o kontrolowaniu postępów. Zaznaczaj lub wykreślaj to, co zrobiłeś. A jeżeli czegoś nie zrealizowałeś w danym dniu, przenieś zadanie na kolejny. Jak wynika z doświadczenia, bardzo często nie udaje nam się wykonać wszystkich spraw, które zaplanowaliśmy na dany dzień. Jeżeli jednak mamy dobrze określone priorytety i wykonywaliśmy zadania wg kolejności ich ważności i pilności, to te, które pozostały do zrealizowania, mają mniejszy priorytet. Ich przełożenie nie wywoła przysłowiowego „pożaru”. Podczas realizacji zadań pamiętaj także o Regule Parkinsona. Mówi ona, że będziemy realizować daną czynność tyle czasu, ile zaplanowaliśmy na jej wykonanie. Przykładowo, jeżeli na zebranie przeznaczyliśmy godzinę, to choćbyśmy mogli skończyć w 45 minut, prawdopodobnie będziemy je podświadomie przedłużać, aby zmieścić się w zaplanowanym czasie. W dobie ciągłego niedoboru tego cennego zasobu, oszczędzanie tych kilkunastu minut może naprawdę nam pomóc.
WAŻNA SZÓSTKA – klucz do ustalania priorytetów
1. Profilaktyka przeciwpożarowa Chodzi tu o wszystkie zadania, które może nie są pilne, ale służą przeciwdziałaniu problemom w przyszłości. Może to być na przykład wczesne rozplanowanie i wykonanie raportu, aby potem nie trzeba było „stawać na głowie”, żeby to wykonać w terminie. Odpowiednie uszeregowanie rzeczy do zrobienia i zadbanie o to, by ważniejsze były wykonywane w pierwszej kolejności, zapobiega nieprzyjemnym konsekwencjom (pożarom) w lub przynajmniej je zmniejsza. Nawet jeżeli nie wykonasz całego planu, to zrobisz zadania najważniejsze i negatywne skutki, które ewentualnie mogą się pojawić, też będą mniejsze. Takie planowanie wymaga często doświadczenia i umiejętności przewidywania. Dlatego dobrze jest myśleć strategicznie: „Co się stanie, jeśli tego w ogóle nie zrobię albo zrobię w pewnym zakresie? Jakim?”. Warto także, zabezpieczyć się i, jeżeli tylko to możliwe, wykonywać zadania wcześniej niż później.
2. Refleksja i poznawanie siebie Warto to zrobić po to, by skuteczniej stawiać codzienne cele, podejmować decyzje i żyć w zgodzie ze sobą. Dobrze jest w swoim planie uwzględniać działania służące poznawaniu siebie. Takie aktywności to np. szkolenia, coaching, czytanie literatury, która daje nam możliwość głębszego wglądu.
3. Dbanie o dobry stan swojego ogrodu Chodzi tutaj o stawianie celów, dzięki którym będziemy podążać w kierunku realizacji swojej tożsamości i dbaniu o role, które pełnimy lub chcemy pełnić.
4. Długoterminowe cele Pamiętaj o swoich celach na najbliższe lata. W codziennej gonitwie łatwo bowiem zapomnieć o tym, w którą stronę chcemy iść i zboczyć z obranego kursu. Kiedy napiszesz plan, zastanów się, w jakim stopniu to, co dzisiaj będziesz robić, przybliża cię do twojego celu np. na najbliższe dwa lata. Staraj się każdego dnia robić coś, co jest krokiem w kierunku, który obrałeś.
5. Powiększanie swoich kompetencji Ken Blanchard, autor wielu książek i jeden z twórców koncepcji Przywództwa Sytuacyjnego, twierdzi: „Aby wykonać dane zadanie dobrze, potrzebna jest nam odpowiednia motywacja i kompetencje. Brak któregokolwiek ze składników będzie powodować, że zadanie prawdopodobnie nie zostanie ukończone”. Możemy mieć dużą motywację np. na starcie, jeżeli jednak zabraknie nam odpowiednich umiejętności, wiedzy lub doświadczenia, to nie będziemy potrafili wykonywać danej czynności. Powoli zaczniemy doświadczać niepowodzeń i motywacja nam wygaśnie. Świat ciągle się zmienia, wymagania rosną. Warto zatem nie pozostawać w tyle i zwiększać swoje kompetencje szczególnie w obszarach, w których potrzebujesz motywacji, aby wykonywanie nowych zadań przychodziło z większą łatwością.
6. Dbanie o ładowanie swoich baterii To oznacza m.in. dbanie o swoje zdrowie, relaks, aktywność fizyczną i odpowiednie odżywianie.
Coaching Extra 3/2020
