Czy może być więcej niż jeden priorytet? Przecież to słowo oznacza tę jedną najważniejszą rzecz. Gdy występuje w liczbie mnogiej traci swój priorytet. Wszyscy jesteśmy zapracowani i zajęci. Każdy z nas też już nauczył się multizadaniowości, mobilności, szybkiego zdobywania informacji. Ja także. Mam za sobą pracę w agencji reklamowej jako grafik, pracowałem na etacie i jednocześnie po godzinach realizowałem własne projekty, po drodze ślub i moja córka, za którą stałem się odpowiedzialny. Miałem wrażenie, że ciągle coś robię, a jednocześnie z niczym się nie wyrabiam i nie daję z siebie 100 proc. Byłem sfrustrowany i zmęczony. Czułem, że rozmieniam się na drobne. Pułapkę, w którą wpadłem, dobrze obrazuje cytat z Grega McKeowna – autora ,,Esencjalisty”, popularnego mówcy i konsultanta biznesowego – ,,Słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku. Oznaczało pierwszą lub najważniejszą rzecz. Przez pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach”. Czy rzeczywiście można mieć więcej niż jedną najważniejszą rzecz? Nie, bo jeśli weźmiemy się za 10, albo nawet 5 rzeczy naraz, traktując każdą na równi, nie uda się wykonać dobrze żadnej z nich. 

To właśnie wtedy zainteresowałem się tematem produktywności, minimalizmu i zarządzania sobą w czasie. Zacząłem uczyć się robić rzeczy właściwe oraz inwestować czas i energię w to, co jest dla mnie najistotniejsze. Chcę wam przedstawić kilka zasad, które wprowadziłem w życie i dzięki którym odczułem ogromną różnicę w efektywności mojego działania i satysfakcji z tego, co robię w życiu prywatnym i zawodowym. Nauczyłem się brać na siebie mniej i eliminować to, co nieistotne. Skupiam się na tym, co jest ważne w danej chwili, dbam o to, żeby w równym tempie pchać sprawy do przodu – nie spieszyć się i nie zatrzymywać – oraz nauczyłem się odpoczywać. 

Mieć mniej

Według Alvina Tofflera, futurologa i autora książki  „Trzecia fala”, analfabetami XXI w. nie będą ci, którzy nie potrafią programować, ale ci, którzy nie potrafią się oduczyć rzeczy nieprzydatnych i nieefektywnych. Trudność oduczania się tkwi w tym, że trzeba pogodzić się z utratą czegoś, w co zainwestowało się czas i pieniądze. Nie dotyczy to tylko kompetencji zawodowych, ale też umiejętności korzystania w pełni z własnego życia. Żeby poczuć jego głębię, mieć czas na to, co najważniejsze, trzeba nauczyć się odpuszczać i mieć mniej – rzeczy, spraw, zobowiązań i informacji. W jednym z wywiadów Jacek Santorski bardzo trafnie podkreślił wagę umiejętności oduczania się, nazywając ją siłą, darem i talentem, bez którego nie ma autetycznego rozwoju. 

Żeby mieć mniej na głowie, nauczyłem się trzech umiejętności – skupienia na rzeczach ważnych, odmawiania i eliminowania tego, co zbędne. 

a) Skupienie na tym, co ważne  
Teoretycznie to nic odkrywczego, bo chodzi tu o to, żeby ustalić swój cel długoterminowy, zgodny z wartościami i motywujący. Ale wcielić taki cel w życie, realizując zadania zbliżające nas do niego i pomijając sprawy pilne i mniej istotne – nie jest takie proste. Moim celem długoterminowym było pójście „na swoje” i zmiana działalności z grafiki na marketing internetowy. Chciałem pracy samodzielnej, niezależnej od klientów, chciałem w pełni decydować o jakości tego, pod czym się podpisuję. Pracowałem jeszcze na etacie, ale przestałem przyjmować prywatne zlecenia na grafikę po godzinach, a czas ten zacząłem poświęcać na naukę nowej profesji i pierwsze kroki w działalności internetowej. Kiedy zacząłem zarabiać pieniądze na marketingu internetowym, zmniejszyłem wymiar etatu w agencji reklamowej. Z czasem moje umiejętności i zarobki wzrosły do tego poziomu, że mogłem rzucić pracę na etacie. Nie traciłem czasu na rzeczy drobne, skupiłem się na tym, co najważniejsze. Odkąd jestem swoim szefem, mam elastyczny czas pracy, niemal zawsze wolne popołudnia i zdecydowanie wyższe zarobki, zależne niemal w 100 proc. od mojego wkładu pracy.

b) Nauka odmawiania
Czy zdarza wam się, że ktoś w pracy podchodzi i mówi: „mam małą prośbę” albo „mogę na chwileczkę?”, albo „masz sekundkę?”? Ja słyszałem to często. W agencji, w której pracowałem, takie prośby najczęściej dotyczyły działu „zlecającego” (handlowcy, obsługa klienta), który kierował je do działu „wykonawczego” (graficy, developerzy itd.). Ci pierwsi zlecali zadania oczywiście „na asap”, nie zwracając uwagi na ustalony grafik i listę zadań działu wykonawczego. Ci drudzy zazwyczaj przyjmowali te „wrzuty”. W konsekwencji prowadziło to do przerywania bieżących zadań, nadgodzin i opóźnień w realizacji projektów. Był chaos i wielu sfrustrowanych oraz przemęczonych ludzi. Żeby sobie z tym poradzić, wprowadziłem w życie kilka prostych zasad, które, moim zdaniem, pomogą każdemu być bardziej efektywnym i asertywnym w pracy i życiu. Zawsze mam na uwadze to, co najważniejsze (mój główny cel). Spokojnie – nie namawiam do egoizmu. Wierzę, że wszystko da się pogodzić, ale jakaś hierarchia musi być, bo jak nie ma porządku, to jest chaos. Nie zgadzam się robić rzeczy od razu (chyba że to błahostka). Ustalam ze zleceniodawcą (i kalendarzem), kiedy jestem w stanie wykonać dodatkowe zadanie. Proszę o wysłanie e-mailem szczegółowego zlecenia/prośby wraz z terminem. To zwalnia mnie z pamiętania szczegółów sprawy i pozwola skupić się na bieżących zadaniach. Nie obiecuję od razu, że coś zrobię. Raczej zapewniam, że zapoznam się ze szczegółami i sprawdzę w kalendarzu, jakie są możliwości. 

Peter Drucker – jeden z największych myślicieli i teoretyków zarządzania XX w. – powiedział: „Ludzie są efektywni, ponieważ potrafią odmawiać; potrafią mówić »to nie dla mnie«”. Dlatego nie biorę zleceń ponad siły i jeśli nie chcę spełnić prośby, asertywnie odmawiam, czyli z szacunkiem do siebie i innych. Dbam o to, żeby wyjaśnić przyczyny tej odmowy i staram się być pomocny w znalezieniu alternatywy. Np. kiedy już nie przyjmowałem zlecenia na grafikę w ramach mojej prywatnej działalności, zawsze polecałem kilku kolegów, którzy chętnie przyjmowali zlecenia. Jeśli ktoś prosi mnie o pomoc, bo dzieje się coś naprawdę poważnego – przerywam pracę i pomagam. Natomiast jeśli chodzi o rzeczy przyziemne, mniejszego kalibru, dbam o to, żeby rozsądnie wpisać je w swoje plany. Dlatego dopytuję, czy sprawa rzeczywiście jest „paląca” i ustalam z drugą osobą optymalny czas realizacji. To samo działa w drugą stronę. Nie zakładam, że sprawa z którą idę do kogoś, jest dla tej osoby tak samo ważna jak dla mnie. Szanuję czas innych tak samo, jak szanuję swój.

c) Eliminowanie tego, co zbędne
W moim przypadku dotyczy to dwóch obszarów – podejmowania decyzji i ignorowania rzeczy nieistotnych w danym momencie. Trafiłem kiedyś na doskonały cytat, który często sobie przypominam, kiedy stoję przed jakąś decyją: „Błahe powinno być  błahe, nie trać czasu na banalne decyzje, oszczędzaj energię”. Przypomina mi to o tym, żeby  zdecydować, czy dana sprawa jest wystarczająco istotna, żeby poświęcać czas i energię na zbieranie danych, porównywanie opinii czy przegadywanie decyzji z kilkoma osobami. Poza tym bardzo sprawdza się w moim życiu zasada jednego z menedżerów Twittera – „Jeżeli nie możesz z pełnym przekonaniem powiedzieć »tak«, powiedz »nie«”. To zasada oparta często na intuicji i odczuciach, ale tak podjętych decyzji naprawdę nigdy nie żałuję. W ten sposób kupiliśmy z moją żoną mieszkanie, które uwielbiamy. Nie szliśmy na kompromisy, bo jeśli coś nie jest zdecydowanie „tak”, to jest zdecydowanie „nie”. Doskonałym przykładem oszczędności energii w podejmowaniu decyzji jest Warren Buffett – amerykański ekonomista i jeden z najlepszych inwestorów na świecie. Buffett na początku kariery stwierdził, że nie jest w stanie podejmować setek właściwych decyzji inwestycyjnych, więc postanowił inwestować tylko w te firmy, których kondycji był absolutnie pewien, i nie pozbywać się ich. Aż 90 procent swojego majątku zawdzięcza zaledwie dziesięciu inwestycjom. Krótko mówiąc, Buffett lokuje ogromne sumy w kilku doskonałych inwestycjach, odrzucając setki zaledwie dobrych. „Czasem to, czego nie robisz, jest równie ważne jak to, co robisz” – mawiał Buffett. Z powyższą zasadą wiąże się też sztuka ignorowania rzeczy nieistotnych w danym momencie. To proste, a zdecydowanie podnosi efektywność działania. Ja wykorzystałem to w taki sposób, że zrobiłem listę rzeczy, których absolutnie nie robię podczas pracy, bo nie są istotne, np. nie odbieram telefonu w godzinach wytężonej pracy, nie wchodzę na FB czy jakiekolwiek portale informacyjne. Jeśli natomiast pojawi się w mojej głowie jakiś pomysł niezwiązany z głównym zadaniem albo ważna sprawa, którą muszę załatwić jeszcze tego samego dnia, zapisuję ją na kartce i wracam do tematu po zakończeniu tego, co sobie zaplanowałem. 

Gdy się spieszysz, czas się kurczy. Gdy jesteś zrelaksowany, czas zwalnia. A Ty działasz skuteczniej  i robisz mniej błędów pracuj mniej, osiągaj więcej.

Strategia WIN, czyli „What’s Important Now?”

O mocy pytania „WIN?” dowiecie się więcej z książki „Esencjalista” Grega McKeowna. Ja zetknąłem się z tym pytaniem po raz pierwszy, czytając o trenerze futbolu amerykańskiego Lou Holtzu. Holtz kazał swoim zawodnikom pytać samych siebie „What’s Important Now?” każdego dnia i niemal w każdej sytuacji – w trakcie meczów, na treningach, w szatni, kiedy się budzą i idą spać, kiedy imprezują albo kiedy dostają ofertę transferu, którzy może zmienić ich karierę. What’s Important Now? Co jest ważne w tym momencie? To pytanie jest jak stop-klatka pozwalająca spojrzeć na cały ogrom zadań, które mamy do wykonania w danym projekcie i wybrać to najważniejsze, przybliżające nas do celu. Odpowiedź na to pytanie pomaga zdecydować w sprawach błahych, ale i tych najbardziej istotnych, długofalowych. 

W czym może pomóc WIN? Oto moje pomysły:

Kiedy mamy zbyt dużo na głowie, zbyt dużo zadań, zbyt duży chaos

Gdy mamy więcej niż jeden priorytet

W momentach kryzysowych (wypadek albo kryzys w firmie, np. wizerunkowy)

Kiedy nie wiemy od czego zacząć dzień pracy?

Gdy nie możemy się skupić

Kiedy utknęliśmy w martwym punkcie, nie wiemy co robić dalej.

Bez pośpiechu, bez zbędnych pauz

Tim Ferriss przytacza genialną zasadę niespiesznego ale skutecznego osiągania celów: „No hurry, no pause”. Poznał ją dzięki historii przedsiębiorcy Dereka Siversa. Sivers codziennie jeździł rowerem 25 mil do pracy. Zawsze w połowie trasy, w tym samym miejscu, robił przerwę. Standardowo dotarcie do tego miejsca zajmowało mu 45 minut, ale narzucone sobie tempo było zbyt duże i wycieńczające. Za którymś razem poczuł, że ma już dość szybkiej i stresującej jazdy. Postanowił, że zwolni do takiego tempa, które odczuje jako przyjemne i niemęczące. Ku jego zaskoczeniu pokonał ten sam dystans w… 43 minuty. Jak to możliwe? Bardzo fajnie tłumaczy to tekst na stronie The Breem Center: „Gdy się spieszysz – czas się kurczy, ale gdy jesteś zrelaksowany – czas zwalnia”. Coś w tym jest, prawda? Zauważyłem, że kiedy się spieszę, częściej popełniam błędy, a potem tracę czas na poprawianie ich. Zacząłem więc robić rzeczy z uważnością i bez zbędnych przerw. Codziennie odwożę i przywożę córkę z przedszkola. I oczywiście czasem się spieszę. Ale w pewnym momencie zauważyłem coś, co otworzyło mi oczy, podobnie jak Derekowi Siversowi. Gdy prowadzę samochód płynnie i bez pośpiechu, trasa zajmuje mi 11–12 minut. Ale gdy czas mnie goni, niecierpliwię się i kombinuję, jak szybciej dotrzeć do celu. Mniej chętnie zatrzymuję się przed pasami dla pieszych, rzadziej wpuszczam innych z drogi podporządkowanej i wybieram alternatywne trasy. Jaki jest efekt takiego pośpiechu? Jadę całe 10–11 minut! To minuta, góra dwie minuty, które zyskuję kosztem spokojnej i uprzejmej jazdy. 

Jak skutecznie odpoczywać

Rzecz oczywista – żeby być efektywny, trzeba czasem odpocząć. Rzecz nieoczywista – odpoczywać też trzeba umieć! Jakiś czas temu trafiłem na wpis Artura Króla na jego blog.krolartur.com i zdałem sobie sprawę, że źle odpoczywam. Trochę to dziwne – jak można źle odpoczywać? Cóż, nie każda aktywność, którą postrzegamy jako relaks, dodaje nam energii. Artur pisze na blogu, że „Cała zabawa w tym, że dobry odpoczynek ma ci pomóc zregenerować siły. Natomiast wiele zachowań, które obecnie postrzegamy jako relaksujące, tak naprawdę średnio sprzyja faktycznemu wypoczynkowi”. Niektóre aktywności, którym oddaję się w wolnym czasie – przeglądanie Facebooka czy granie w gry – jest dla mnie PRZYJEMNE, ale NIE REGENERUJE moich zasobów. To aktywności, które wymagają ode mnie skupienia, angażują umysł, wpływają na emocje. To przyjemne przerywniki w pracy albo obowiązkach domowych, to też dobry sposób na „odmóżdżenie”, ale wciąż jest to aktywność. Co zatem jest odpoczynkiem? To, co wymaga od nas niewiele uwagi. Leżenie na kanapie, sen, medytacja, słuchanie muzyki, miła rozmowa z kimś, kogo lubisz albo wypicie czegoś dobrego w wygodnym fotelu. Ja jestem fanem samotnych spacerów – dodają mi energii, odświeżają umysł i mam wtedy czas na refleksję.
Nie chcę przez to powiedzieć, że trzeba zrezygnować z fejsa, Netflixa i innych przyjemnych czynności. Warto jednak z rozmysłem wybierać to, co w danym momencie jest nam potrzebne – rozrywka czy regeneracja? Odkąd zacząłem bardziej świadomie decydować, co będę robił w wolnych chwilach, czuję, że nie potrzebuję wcale dużo czasu na relaks.

Paweł Lebda - przedsiębiorca, autor bloga storazylepiej.pl, zwolennik produktywnej pracy i harmonijnego życia

Focus Coaching, grudzień 2018 – styczeń 2019